Política de Privacidade

Última atualização: 26 de setembro de 2026

1. Quem somos

A TOM Health é uma plataforma de tecnologia para apoio à documentação clínica, operada por ADA SOLUCOES TECNOLOGICAS LTDA, inscrita no CNPJ nº 69.120.116/0001-60, com sede em Avenida Cristovao Colombo, n. 2144, Sala 408, Bairro Floresta, Cidade de Porto Alegre/RS, CEP 90.560-001.

Esta Política explica como tratamos dados pessoais quando você visita nosso site, cria uma conta, utiliza a Plataforma, entra em contato conosco ou quando dados são processados em nome de médicos e organizações de saúde.

Canal de Privacidade: contatotomhealth@gmail.com.

2. Escopo e papéis da TOM

A TOM pode exercer papéis diferentes conforme o contexto:

Quando um médico, clínica ou estabelecimento utiliza a TOM para tratar Dados Clínicos de seus pacientes e define a finalidade do tratamento, esse cliente atua, em regra, como Controlador e a TOM atua como Operadora.

Quando a TOM decide finalidades próprias para dados de cadastro, faturamento, segurança, prevenção a fraude, suporte, relacionamento, marketing B2B e administração da conta, a TOM atua como Controladora.

A TOM não comercializa Dados Clínicos de pacientes e não os utiliza para publicidade direcionada a pacientes.

3. Conceitos essenciais

Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.

Dado pessoal sensível: inclui dados referentes à saúde e outras categorias protegidas pela legislação.

Controlador: agente responsável pelas decisões principais sobre finalidade e elementos essenciais do tratamento.

Operador: agente que trata dados pessoais em nome do Controlador.

4. Quais dados tratamos

Dependendo da forma de utilização da TOM, podemos tratar as seguintes categorias de dados:

5. Como coletamos os dados

diretamente do Usuário, durante cadastro, contratação, suporte ou configuração;

pela utilização da Plataforma, inclusive inserção de informações e recursos de captura autorizados;

automaticamente, por logs, cookies e tecnologias semelhantes;

de organizações às quais o Usuário esteja vinculado, quando estas administrarem sua conta;

de prestadores de pagamento, autenticação, integrações e outros fornecedores necessários ao Serviço.

6. Para que usamos os dados e bases legais

A base legal depende da finalidade e do papel exercido pela TOM. Em Dados Clínicos tratados como Operadora, a base legal é definida pelo Controlador e a TOM trata os dados conforme suas instruções legítimas. A TOM não adota o consentimento como fundamento genérico para todo tratamento de saúde.

criar e administrar contas e autenticar usuários;

prestar as funcionalidades contratadas e gerar documentação clínica para revisão do médico;

realizar faturamento, cobrança e cumprir obrigações fiscais e regulatórias;

prestar suporte e manter a segurança da Plataforma;

prevenir fraude, investigar incidentes e exercer direitos;

manter relacionamento e comunicações comerciais com médicos, leads e clientes, quando juridicamente permitido.

7. Dados de saúde e sigilo

Dados referentes à saúde são dados pessoais sensíveis e recebem proteção reforçada. A TOM trata Dados Clínicos apenas dentro das finalidades contratadas, das instruções do Controlador e das hipóteses legais aplicáveis.

O dever de sigilo profissional do médico permanece aplicável. O uso da TOM não altera os deveres éticos e legais do profissional ou do estabelecimento de saúde.

8. Áudio, transcrição e inteligência artificial

Quando o recurso de captura é ativado, o áudio pode ser transmitido para processamento com o objetivo de gerar transcrição e rascunho estruturado.

Áudio bruto: eliminado após o processamento, salvo necessidade técnica excepcional, obrigação legal ou configuração expressamente contratada.

Transcrições: armazenadas enquanto necessárias à prestação do Serviço e durante a vigência do plano contratado, observadas as instruções do Controlador e as regras de retenção desta Política.

Rascunhos e registros clínicos: mantidos enquanto necessários à prestação do Serviço e conforme instruções do médico ou da organização Controladora.

A TOM utiliza inteligência artificial para auxiliar na transcrição, organização e estruturação de informações. O conteúdo gerado não constitui decisão clínica autônoma e deve ser revisado pelo médico antes de qualquer uso definitivo.

A TOM não utiliza Dados Clínicos identificáveis de pacientes para treinar modelos de inteligência artificial próprios. O tratamento realizado por fornecedores deve observar as finalidades contratadas, as obrigações de proteção de dados e as condições aplicáveis aos respectivos serviços.

9. Compartilhamento de dados e Suboperadores

Podemos compartilhar os dados estritamente necessários com prestadores que apoiam a operação da Plataforma, incluindo:

infraestrutura em nuvem e hospedagem;

transcrição e processamento de áudio;

provedores de inteligência artificial;

autenticação e gestão de identidade;

segurança, monitoramento e prevenção a fraude;

pagamentos e emissão fiscal;

suporte e atendimento;

analytics e ferramentas de produto, preferencialmente sem Dados Clínicos identificáveis;

autoridades públicas ou terceiros quando houver obrigação legal, ordem válida ou necessidade de exercício regular de direitos.

Uma lista atualizada de Suboperadores relevantes poderá ser solicitada pelo e-mail contatotomhealth@gmail.com. A TOM não compartilha Dados Clínicos com anunciantes para publicidade direcionada.

10. Transferência internacional de dados

Para viabilizar a prestação, manutenção e segurança dos serviços da TOM Health, determinados dados pessoais poderão ser armazenados ou processados em infraestrutura tecnológica localizada fora do Brasil. Atualmente, parte da infraestrutura utilizada pela TOM Health está localizada nos Estados Unidos da América, na região de Ohio.

As operações de transferência internacional poderão ocorrer para finalidades relacionadas à hospedagem, armazenamento, processamento, segurança, manutenção e disponibilização das funcionalidades da Plataforma, de acordo com as finalidades e os prazos de retenção previstos nesta Política.

Quando houver transferência internacional de dados pessoais, a TOM observará os mecanismos juridicamente válidos previstos na LGPD e na regulamentação da ANPD, além de medidas de proteção compatíveis com a natureza dos dados tratados.

proteção dos dados durante a transmissão e o armazenamento;

controles de autenticação e autorização;

segregação lógica e limitação de acesso;

minimização de dados;

registros relevantes de segurança e auditoria;

obrigações contratuais de confidencialidade e proteção de dados.

O titular poderá solicitar informações adicionais sobre as operações de transferência internacional pelo canal de privacidade. Determinados detalhes técnicos, contratuais ou de arquitetura poderão ser limitados quando sua divulgação puder comprometer a segurança da Plataforma, direitos de terceiros ou segredos comerciais e industriais, sem prejuízo das obrigações legais de transparência.

11. Segurança da informação

A TOM Health adota uma estratégia de segurança em múltiplas camadas, também conhecida como defesa em profundidade, combinando controles de infraestrutura, aplicação, acesso e proteção específica de Dados Clínicos.

11.1. Infraestrutura e proteção dos dados

A Plataforma utiliza infraestrutura tecnológica especializada, protocolos seguros de comunicação, proteção criptográfica de dados armazenados, controles de rede, certificados digitais e mecanismos voltados à disponibilidade do Serviço.

11.2. Segurança da aplicação e controle de acesso

A TOM utiliza autenticação individualizada, armazenamento seguro de credenciais, verificação de e-mail, mecanismos seguros de recuperação de acesso, sessões protegidas, limitação de tentativas e requisições, validação de arquivos, controle de acesso por usuário, segregação lógica de contas e trilhas de auditoria.

11.3. Proteção adicional de Dados Clínicos

Determinadas categorias de Dados Clínicos, incluindo transcrições, rascunhos, relatórios estruturados e documentos clínicos, podem receber camada adicional de proteção criptográfica dentro da própria aplicação. O acesso interno é limitado pela necessidade e pelo princípio do menor privilégio.

11.4. Segurança contínua e proteção de informações técnicas

A segurança é tratada como processo contínuo e as medidas podem ser ampliadas conforme o crescimento da operação, o volume e a natureza dos dados, as ameaças identificadas e a evolução tecnológica. Nenhum sistema é absolutamente invulnerável, razão pela qual a TOM revisa e aprimora seus controles de forma contínua.

Por razões de segurança e proteção de segredos comerciais e industriais, a TOM poderá não divulgar publicamente detalhes técnicos de arquitetura, fornecedores, configurações, chaves, mecanismos criptográficos ou procedimentos de defesa, sem prejuízo das informações exigidas por lei.

12. Incidentes de segurança

A TOM mantém processo para identificar, avaliar, conter e documentar incidentes de segurança. Quando atuar como Controladora e um incidente puder acarretar risco ou dano relevante aos titulares, realizará as comunicações exigidas à ANPD e aos titulares no prazo legal aplicável.

Quando atuar como Operadora, a TOM comunicará o Controlador sem demora indevida após a confirmação do incidente e fornecerá as informações disponíveis para apoiar a avaliação e eventual comunicação. Os registros de incidentes serão mantidos pelo prazo exigido pela regulamentação aplicável.

13. Retenção de dados

A TOM mantém os dados pelo período necessário às finalidades informadas, às instruções do Controlador, ao contrato, à segurança e às obrigações legais. Os prazos atualmente adotados são:

14. Exclusão e encerramento da conta

A exclusão da conta não implica necessariamente eliminação instantânea de todas as cópias. Dados podem permanecer temporariamente em backups ou ser retidos quando necessário para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, prevenção a fraude, segurança ou exercício regular de direitos.

Quando a TOM atuar como Operadora, a eliminação ou devolução de Dados Clínicos seguirá as instruções do Controlador, o contrato e os limites técnicos razoáveis.

15. Direitos dos titulares

Nos termos da LGPD, conforme aplicável, os titulares podem solicitar:

confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados;

correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;

portabilidade, quando aplicável;

informações sobre compartilhamentos;

revogação do consentimento, quando essa for a base legal utilizada;

oposição ao tratamento nas hipóteses previstas em lei;

revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses, quando aplicável.

Pedidos relativos a Dados Clínicos controlados por médico ou clínica deverão ser dirigidos preferencialmente ao respectivo Controlador. Se a TOM receber o pedido diretamente, poderá encaminhá-lo ao Controlador ou auxiliar no atendimento.

Pedidos relacionados a dados em que a TOM atua como Controladora podem ser enviados para contatotomhealth@gmail.com. Poderemos solicitar informações razoáveis para confirmar a identidade do solicitante e prevenir fraude.

16. Dados de crianças e adolescentes

A TOM poderá processar dados de crianças e adolescentes quando inseridos por profissionais ou serviços de saúde no contexto de atendimento legítimo. Nesses casos, o Controlador deverá observar as bases legais e demais requisitos aplicáveis ao tratamento, considerando sempre o melhor interesse da criança ou do adolescente. A TOM aplicará salvaguardas compatíveis com a natureza sensível desses dados.

17. Cookies e comunicações de marketing

O site e a Plataforma podem utilizar cookies e tecnologias semelhantes necessários ao funcionamento, segurança, preferências e análise de utilização. Quando forem utilizadas tecnologias não essenciais, serão observados os mecanismos de informação e escolha aplicáveis.

Dados Clínicos identificáveis não são utilizados para publicidade comportamental. A TOM poderá enviar comunicações sobre seus produtos e serviços a médicos, leads e clientes conforme a base legal aplicável, sempre oferecendo mecanismo de oposição ou descadastro quando cabível.

18. Integrações e decisões automatizadas

Integrações e links de terceiros podem possuir políticas próprias. Quando o Usuário ativa uma integração, dados poderão ser enviados conforme sua instrução e as condições do terceiro.

A TOM utiliza automação e inteligência artificial para estruturar conteúdo, mas a decisão clínica deve permanecer sob revisão humana. Se a TOM adotar processos automatizados que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente interesses do titular, serão disponibilizadas as informações e os mecanismos de revisão exigidos pela legislação.

19. Alterações desta Política e contato

A TOM poderá atualizar esta Política em razão de mudanças legais, regulatórias, técnicas ou de produto. A versão vigente indicará a data da última atualização e mudanças materiais serão comunicadas por meio razoável.

Dúvidas, solicitações e questões de privacidade: contatotomhealth@gmail.com.